根据《中国共产党章程》规定，经集团公司党委批准，中共中铁隧道集团一处有限公司第一次代表大会将于2008年10月18～19日在重庆召开。公司党委下发通知对党代会召开有关事项进行了明确。
一是公布各单位选举产生并通过代表资格审查的108名正式代表名单；二是要求各单位党组织提前做好相关工作安排，组织党代表按时参会，确保党代会期间公司各项工作正常开展；三是要求出席党代会的正式代表不准请假。确因工作原因不能到会的，须由本人写出书面报告，由其所在单位党组织报大会秘书组，秘书组呈送大会筹备委员会批准；四是明确了大会报到时间和地点。代表与2008年10月17日18点之前在重庆市北部新区黄山大道东段天宇大酒店报到；五是对与会代表着装、会务安排等其他事项作出了具体规定。